Ingenjörsbaserat dokument- och informationssystem

Trix Organizer 7 skapar ett digitalt arkiv, som är grundstenen i en modern och effektiv dokument- och informationshantering. Du kan enkelt söka i arkivet, titta på informationen i den inbyggda dokumentvisaren och hålla reda på vem som får åtkomst till den, när den har ändrats, av vem samt vilken revision som är gällande. Säkerhetskopior finns alltid tillgängliga, och arkivering över lång tid följer gällande arkivstandarder.

Genom det centralt placerade arkivet undviks behovet av administrationen av flera arkiv, informationen finns på ett ställe, med alla sina revisioner. Inga filer som finns överallt och skapar förvirring om gällande version. Lagringen är säker genom att databasen låser in informationen och gör den tillgänglig enligt ett förutbestämt behörighetsschema.

Trix Organizer 7 kombinerar dokument, strukturella objekt som byggnader, utrustningar, komponenter, ärenden, projekt och aktörer. Kombinationen skapas helt efter behov och erbjuder snabba, effektiva och kvalitativa sökträffar till den som inser att god ordning på informationen gynnar verksamheten.

Trix Organizer 7 är skapad för hantering av tekniska dokument och ingenjörsinformation av alla typer. Alla slags filer kan arkiveras i systemet. Dokumenten inordnas med valfri sökinformation för enkel återsökning av den senaste godkända revisionen eller valfri kombination av sökinformation. Komplicerade cad-strukturer kan hanteras och förenklar för ritningsanvändare som vill hitta sina ritningar med beprövade metoder. Länkar kan skapas mellan informationen så att relaterade sökningar kan göras, exempelvis söka efter en komponent och hitta relaterade dokument – eller vice versa!

Den inbyggda dokumentvisaren är en server-baserad funktion som vi kallar Trix DeepZoom. Den skickar renderade bilder till klienten, inte hela applikationsfilen, vilket leder till avsevärt snabbare hantering. Bilderna består av många smådelar som väldigt snabbt genererar hela bilden på bildskärmen. Även om ritningen är stor och detaljrik är svarstiderna extremt snabba. Smådelarna skapas direkt då dokumentfilen registreras i Trix Organizer 7 första gången, och varje gång en ny version skapas.

Det finns faktiskt tre dokumentvisare, en som visar en förhandsbild, en som visar ett detaljerat dokument som man kan zooma och panorera i och en avancerad som hanterar hela applikationsfilen.

Trix Organizer 7 uppvisar den information som bestämts inom företaget. Genom att all inkommande dokumentation och information genomgått en granskningsprocedur, kan medarbetare lita på dess kvalitet.

Och kan slippa att se annan information, som ännu inte godkänts för användning.

Användarna kan delas in i grupper eller roller, med varierande arbetsuppgifter och tillgång till informationen. En grupp kan få ansvar över och tillgång till redigeringen av en viss typ av dokument och information. Medan andra grupper bara kan läsa den.

Indelningen underlättar att skapa lagom omfattning på de dokument och den information som medarbetarna i gruppen skall få tillgång till. Inte bara i syfte att förhindra tillgång, utan också för att förenkla arbetets genomförande genom att inte visa onödig information.

Den största fördelen med Trix Organizer 7 är tillgängligheten att söka och finna informationen samt den tidsbesparing som resulterar av den. Dokument blir enkla att finna och återanvända för alla parter. Att leta upp rätt ritning eller dokument går snabbt. Direkt tillgång till dokument och information för alla användaren i organisationen förkortar kostsam interntid.

Trix Organizer 7 skapar förutsättning för bra strategisk informationshantering, som blir tillgänglig med endast några knapptryckningar. Snabb och säker tillgång till den information som finns i dokumenten är dessutom ett starkt konkurrensmedel. Hela organisationen blir oerhört mer effektiv med välstrukturerad och lättillgänglig information. En ingenjörsbaserad verksamhet kan lägga en stor del av arbetstiden till informationssökning, så här finns mycket tid att tjäna.

Trix Organizer 7 skapar god ordning på strategisk information, skapar utökad och kontrollerad tillgång för nya grupper av användare som inte tidigare hade denna tillgång. Besparingar i form av minskad tid för återsökning av information är dramatisk. Nya förenklade procedurer skapar möjlighet till slimmade organisationer och bättre informationskontroll.

Trix Organizer 7 skapar förutsättning för bra informationshantering. Detta ger i sin tur verksamhetens organisation kontroll över den information som behövs för att optimera sin konkurrenskraft. Och goda förutsättningar att fatta beslut på riktig bakgrundsinformation. Konkurrensfördelar som kan vara avgörande för en vinstgivande verksamhet. Strategisk information blir tillgänglig med endast några knapptryckningar. Snabb och säker tillgång till den information som finns i dokumenten är ett starkt konkurrensmedel.

Trix Organizer 7 ger fler användare chansen att söka och hitta informationen själv. Dokument blir enkla att finna och återanvända för alla parter.

Att fler får tillgång ökar också möjligheterna till samverkan genom de funktioner för rödändring och notering på dokumenten som finns. Det blir enkelt att återföra fel som upptäcks, exempel på en ritning där felet upptäcks ute i fält. Och informationskvaliteten kan därför ökas steg för steg.

Hela organisationen blir oerhört mer effektiv med välstrukturerad och lättillgänglig information. En ingenjörsbaserad verksamhet kan lägga mer än halva arbetstiden till informationssökning, så det finns mycket tid att tjäna.

Trix Organizer 7 bildar verktygslådan för de nödvändiga procedurer som krävs för genomförande i det dagliga arbetet. Det finns funktioner för att styra med arbetsflöden och procedurer som en del av kvalitetsstyrningen. Procedurerna skall ingå som en del i en övergripande affärsprocess, som beskriver verksamheten och system för hantering. Ledningssystem för kvalitet är ett allt viktigare konkurrensmedel, eftersom kvalitetskrav utmärker skillnaden mellan bra eller dålig slutprodukt.

För den som vill marknadsföra lönsamma kvalitetsprodukter med komplext och stort innehåll, krävs kvalitetsstyrning som kontrollerar hög och kontinuerlig kvalitet. Ett flertal sammanhängande aktiviteter skall fastställas och styras, vilket görs med procedurer i ett flöde.

Det effektivaste sättet att hantera dessa krav är genom dokument- och informationshanteringen. På så sätt kan de olika revideringsprojekten kan skötas med full kontroll på granskning och godkännanden. Därmed understöds en hög kvalitet över tiden.

Med detta stöd kan kvaliteten på informationen styras och hela lösningen kan bli en del i ett kvalitetssystem.

Viktiga fördelar med Trix Organizer 7 :

• Alla dokument och all information är lagrad i en central databas, vilket ger en säker och robust lagring av organisationens dokument och information
• Du skapar åtkomst helt efter ditt, och olika användares behov
• Du får fullständig kontroll över all din ingenjörsinformation
• Alltid rätt version, för aktuellt behov och i rätt tid
• Risken för dubbelarbete elimineras
• Informationens kvalitet höjs och säkras över tiden
• Spårbarhet skapas vid ändringar, alltid se när det är ändrat och av vem
• Kan stödja många olika ingenjörsprocesser genom konfigurering
• Lätt och användarvänligt gränssnitt efter olika användares behov

• Med inbyggd dokumentvisare och miniatyrbilder ser du dokumenten
• Du kan skriva ut dokumenten skalenligt, även inzoomat
• Samarbeta över anteckningar och noteringar på dokumenten
• Alla kan skapa noteringar när fel hittas på ett dokument
• Kundanpassade rapporter, ett snabbt sätt att få ut information efter ert behov
• Behörighetskontroll per användare eller grupp, tilldela informationen efter behov och sekretess
• All information är sekretesskyddad och säkerhetskopierad
• En central arkivhållning ger ett säkert skydd mot obehörigt intrång
• Finns ett flertal gränssnitt för integration med andra datasystem
• Kopplingar till externa datasystem finns

• Kontrollerar vem som kan se och redigera vad, och när
• Loggar alla ändringar, när och av vem
• Genererar realtidsrapporter om dokumentstatus
• Kontroll över in- och utcheckning av dokument
• Alla dokumentdistributioner loggas
• Möjligt att välja användarlicens efter behov
• Välj till moduler efter behov över tiden

• Håller reda på dina pågående arbeten, påminner om vilka
• Hittar alltid den senaste och rätta versionen
• Samarbeta på dokumenten genom noteringar och rödändringsfunktioner
• Anpassa användargränssnittet, sökningar, filter och favoriter efter dina behov
• Distribuera dokument genom distributionslistor via e-post
• Skaffa snabb överblick genom miniatyrbilder och förhandskopior på dokumenten

• Var finns dokumentet jag söker och hur hittar jag snabbt?
• Vilken version av dokumentet är det som gäller?
• Hur hittar jag utan att behöva fråga en kollega?
• Är dessa dokument föreslagna åtgärder eller godkända handlingar?
• Vilka ritningar finns som tillhör den här utrustningen?
• Hur skall jag kunna hålla reda på alla revideringsarbeten som pågår?
• Kan jag se vem som gjorde den senaste ändringen, som ser felaktig ut?
• Det vore praktiskt att kunna gruppera dokument utan att flytta omkring dessa i arkivet?