Fullständig kontroll på ut- och inlevererade filer
Hantera både dokument och objektinformation för BIM
Projektportal för kunder och leverantörer
Trix ProjectAccess 7 är en projektsite, där in- och utleveranser av dokumentfiler sker och där all nödvändig projektadministration görs. Tanken bakom Trix ProjectAccess 7 är att smidigare kunna hantera den digitala dokumentationen i samband med förändringar, som görs av externa parter. Genom att tillåta dem att logga in i projektarkivet via internet, kan hela hanteringen förenklas och få bättre kvalitet. Det går också att spara mycket tid genom att ta bort okontrollerad kopiering och distribution av filer. Vid inleverans ser systemet till att dokumentfilerna levereras på ett sätt där god ordning premieras.
Beskrivning
Trix ProjectAccess 7 är en produkt som skapar möjlighet för externa medarbetare att hämta och leverera filer i samband med förändringsarbeten. Dessa sker nästan uteslutande i projektform, där medarbetarna kommer från bäst lämpad organisation och är geografiskt spridda.
Trix ProjectAccess 7 skapar projektorienterade strukturer, som olika instanser för objekt, etapper, milstolpar eller liknande processobjekt. Dokumenten checkas ut från arkivet i syfte att kunna förändras utan att gällande revisioner påverkas under projektarbetets gång. All nödvändig projektadministration kan göras, exempelvis arkivera projektets dokumentation som mötesprotokoll och styrbeskrivningar.
Vid avslutat projekt checkas den kontrollerade och godkända dokumentationen in i förvaltningsarkivet igen. Kvar i projektstrukturen kan projektets dokumentation slutarkiveras för framtida spårbarhet.
Effektiviserar projektarbetet
Trix ProjectAccess 7 effektiviserar dina projekt genom att flytta dokument från förvaltningsarkivet till en separat projektstruktur, anpassad för varje projekts förutsättningar. Detta innebär att dokumentationen i projektet kan organiseras efter rådande behov och överenskommelser, samt löpande kontrolleras fram tills att arbetet är klart. Då granskas och godkänns den reviderade dokumentationen och flyttas in till förvaltningsarkivet igen – helt digitalt!
Dela information i projektet
Projektet kan dela information via Trix ProjectAccess 7 exempelvis via en struktur som kan bestå av processobjekt såsom skeden, milstolpar eller huvudaktiviteter. Dessa ska spegla aktuell projektplan för att stödja god ordning och reda i projektets dokumenthantering. Under varje processobjekt kan ett filträd skapas, avsett för utbyte och förmedling av filer i projektet. Filträdet används som en arbetsyta före den formella inleveransen till aktuellt processobjekt. Externa användare kan samverka på ett effektivt sätt fram till nästa inleverans och sedan överlämna all dokumentation med full kontroll, genom en incheckning, och förvaltaren kan starta intern behandling och kontroll.
Gör dokumenten tillgängliga via webben
Trix ProjectAccess 7 gör dina dokument tillgängliga online för externa användare. Dokument kan checkas ut så att revideringsarbetet kan genomföras utan att originalen i arkivet påverkas, och utan att den pågående förvaltningsverksamheten störs. Du sparar arbetstid genom att låta externa användare följa en gemensam uppsättning regler. Dessutom kan hela hanteringen förenklas, få bättre kvalitet samtidigt som tidsödande moment kan elimineras. Och du får dina dokument levererade direkt till ditt arkiv, inte via cd-skivor med tveksam ordning eller via överfyllda e-postsystem.
Inleveranskontroller
Trix ProjectAccess 7 innehåller funktioner för att hantera den interna leveranskontrollen. Alla nya och reviderade dokument ska granskas och godkännas innan de accepteras. Detta görs i den formella delen i Trix ProjectAccess 7 och innebär att kontrollprocessen kan kopplas till leveransgodkännanden i projektet. Inleveranskontrollen görs med stöd av de krav som anges i svensk standard och svenska rekommendationer, exempelvis Bygghandlingar 90, del 8 och den internationella standarden SS-EN 82 045. Detta är en stor fördel i kvalitetsarbetet och stödjer moderna metoder rörande digitala leveranskontroller.
BIM i förvaltningen
Trix ProjectAccess 7 hanterar även inleveranser av BIM-information, exempelvis xml-filer med objektsinformation som utrymmesdefinitioner eller komponenter. Särskilda funktioner kan hantera denna typ av objekt i enlighet med svensk standardrekommendation Bygghandlingar 90, del 8.
Kundnytta
Trix ProjectAccess 7 höjer avsevärt kvaliteten på inlämnad dokumentation genom att systemet tvingar dokumentleverantörerna att registrera rätt från början. Allt eget arbete med att i efterhand sortera skräpiga filstrukturer elimineras.
God ordning som det skall vara
Ditt behov av stringent informationshantering stöds, mestadels med hjälp av en leveransspecifikation som grund. Alla parter måste följa en uppsättning regler, som minskar onödigt efterarbete. Inlevererat material är redan från början sorterat och strukturerat enligt överenskommelse. Vid inleveranser ser systemet till att dokumentfilerna levereras på ett sätt där god ordning premieras, exempelvis att nödvändiga sorteringsuppgifter anges.
Kostnader för kopiering och externa sajter minskas
Genom att eliminera behovet av kopiering och distribution av filer via andra sajter, sparas mycket tid. Tanken bakom Trix ProjectAccess 7 är att smidigare kunna hantera den digitala dokumentationen i samband med förändringar som görs av externa parter.
Fokusera på informationen, inte filerna
Behovet av den interna arbetsinsatsen blir mer fokuserad på informationsinnehållet än på administrationen av filer. Genom funktioner i Trix ProjectAccess 7 kan dokumentfilerna kontrolleras med avseende på intern filstruktur och filrelationer. Eventuella justeringar kan göras innan dokumentationen lämnas tillbaks till förvaltning. Även formella godkännandeprocesser kan genomföras, exempelvis för att uppfylla formella krav på godkännanden före betalning av utfört arbete.
För alla slags partners
Alla slags partners i verksamheten kan dra nytta av att dela dokument. Även en servicepartner kan tillåtas komma åt och uppdatera dokumentation för en viss serviceåtgärd. Här är några exempel:
- Projekt med ramavtalade samarbetspartner, som arbetar med flera objekt
- Projekt med totalentreprenörer (ansvaret ligger utanför den egna organisationen)
- Drift- och underhållsarbeten i egen regi och i mindre omfattning
- Drift- och underhållsarbeten via extern part som bara får tillgång till avtalade objekt
Fördelar
Du får fullständig kontroll på ut- och inlevererade filer i projekten
Du får tillgång till moderna verktyg
Du slipper cd-skivor fulla med filer att sortera
Du får högre kvalitet på inkommande information i projekten
Du slipper betala för olika projektsajter, du har en inbyggd i förvaltningssystemet
Du kan hantera både dokument och objektinformation för BIM
Du kan arbeta med externa användare över internet
Du kan arbeta med egna eller externa informationssamordnare
Instruktionsfilmer
Trix ProjectAccess 7 har verktyg för att kunna hantera förändringar av dokument och information under kontrollerade former, samtidigt som föregående revisioner hela tiden finns tillgängliga på sin normala arkivplats i förvaltningsarkivet. Alla leveranser loggas i anslagstavlan som automatiska meddelanden, vilket skapar spårbarhet. Informationssamordnaren kan administrera och få överblick över alla pågående projekt och användare.
Systemet innehåller en rad verktyg för att hantera projektets filer, exempelvis verktyg för hantering och kontroll av cad-filer med sina externa referensfiler, även möjlighet att redigera dessa, verktyg för att granska och låsa godkända filer samt för att länka nya och mycket annat.
Filarea för filutbyten
Det finns en ren filarea som kan appliceras valfritt i varje projektträd och användas för utbyte av filer. Filarean har samma grundfunktioner som filsystemet, men lagras i databasen, dock med mindre krav på metadata. Syftet är att förenkla filleveranserna och istället fokusera på informationen kring dessa. Dokumenten och filerna kan sedan från filarean till projektarkivet då den formella leveransen sker. Allt detta sker på servern.
Loggning och kontroll
Interna kontroller kan ske löpande eller senast när informationen återkommer och skall checkas in i arkivet igen. Granskning och godkännanden kan föregå betalningar och färdiga dokument checkas in i förvaltningsarkivet igen.
Exempel på funktioner
- Ladda upp nya filer och ned kopior av filer
- Skapa meddelanden av olika typer
- Checka in och ut filer till projektarkivet för formell leverans
- Kontrollera filer
- Granska och godkänna filer
- Låsa filer
- Distribuera information
- Skapa mallar för projektstrukturer
- Titta på filer i dokumentvisaren (viewern)
- Dela synpunkter genom rödändringar på filerna
Trix Organizer 7 bygger på en teknisk plattform bestående av etablerad standard. Källkodsbasen bygger på programmeringsspråken C++, Json, Transact SQL, html5, och databasmotorn är Microsoft SQL Server. I vårt sortiment finner du såväl standardprogram som skräddarsydda systemlösningar för dokument- och informationshantering. Produktfamiljen har utvecklats sedan 1992. Källkoderna är toppmoderna och underhålls kontinuerligt.
Webb-teknik
Trix ProjectAccess 7 baseras på webb-teknik, så på klientdatorn krävs endast valfri nätbläddrare som följer W3C-standarden, exempelvis senaste Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome eller Apple Safari. Detta fungerar också på mobila enheter som surfplattor och smarta mobiltelefoner.
Microsoft-databas
Trix ProjectAccess 7 arbetar i samma typ av databas som Trix Organizer 7. Detta eliminerar behovet av kopiering av stora volymer av filer när projektet är färdigt. Bättre ordning och absolut högre kvalitet eftersom det sker med bibehållen dokumentinformation, även metadata (data om filen). Det är också möjligt att installera Trix ProjectAccess 7 på en separat server utanför domänen i syfte att undvika att externa får otillåten tillgång till insidans förvaltningsarkiv.
Licensiering
Trix Systems License Manager ger dig direkt kontroll över dina Trix-licenser, och ger dig en snabb överblick över hur många licenser som finns tillgängliga av ett program och hur många av dessa som används. Det är möjligt att administrera licenserna, exempelvis omfördela licenser eller ändra antalet licenser genom att tillföra nya licenskoder.
Klienttyper
Trix ProjectAccess 7 har flera olika klienttyper som innehåller olika uppsättningar av funktioner. Syftet är att erbjuda prisvärda paket med funktioner, för olika ändamål och användare.
Trix ProjectAccess 7 Projektadmin (FE)
Omfattar all redigering och administration. Innehåller alla funktioner som redigering, inläggning av data eller hantering av projekt och dokument. Licensen och är avsedd för den som behöver göra avancerade arbeten med att administrera dokument och information.
Trix ProjectAccess 7 Redigerare (EE)
Omfattar redigera och enkel administration. Innehåller funktioner som enklare redigering, göra rödändringar och noteringar, inläggning av data eller utcheckning av dokument och är avsedd för den som behöver göra enklare arbeten med att ändra och administrera dokument.
Trix ProjectAccess 7 Gäst (EV)
Omfattar söka, visa och skriva ut. Är en lättanvänd granskningsklient som tillåter dig att söka upp dokument, granska dem, göra rödändringar och noteringar och därefter skriva ut dem. Med denna klient kan du inte göra ändringar i dokumentoriginalen.