Ny generation Trix-produkter

En helt ny generation Trix-produkter lanseras nu på marknaden. Alla Trix-produkter ver 7 innebär stora förändringar av användargränssnittet och sättet att arbeta. Detta är de största förändringarna, och tillsammans innebär det att en lång rad av funktioner har omarbetats eller är helt nya.

Förutom detta har en lång rad funktioner reviderats, och många nya funktioner och möjligheter har tillkommit. En av de stora grunderna för att detta arbete har kunnat genomföras är att nästan all funktionalitet körs på centrala servrar, alltså centralt i en serverhall. Det leder till att klienterna gör en mindre del av arbetet och mycket av samordningen mellan de olika användarnas datorer nu hanteras centralt. Detta skapar därmed möjlighet att använda enklare klientdatorer, som surfplattor och mobiltelefoner, över internet.

Samtidigt leder denna centrala hantering till att användarens interagerande mot Trix-systemet kan anpassas till den specifika arbetsuppgiften, alltså den arbetsprocess som för stunden är aktuell. Med tiden kommer Trix-systemet erbjuda alla användare de Trix-verktyg som behövs för att utföra arbetsuppgifter. När detta sker beror av de anpassningar som behöver göras.

Punkter som beskriver det viktigaste förändringarna:

Nytt användargränssnitt

Användargränssnittet genomgår en modernisering till webb-liknande utseende med html-teknik i botten. Den grafiska layouten liknar Microsoft Sharepoint 2013 och Microsoft Office 2013. Med ny första sida som visar information som tillgängliga arbetsprocesser, med möjligheter till att anpassa vilket information som skall visas, exempelvis bilder eller styrdokument. Användargränssnittet är samma i Windows och på webben.

Ett stort fokus på de aktuella arbetsprocesserna i verksamheten gäller, vilket gör att olika användare och roller kommer att visa olika information.

Processorienterat arbetssätt

Trix-produkter ver 7 ger möjlighet att bestämma vilka programfunktioner (verktyg) som lämpar sig för att utföra en specifik arbetsuppgift. Detta leder till att kunskapen om hur verktygen fungerar kan begränsas till det som är förknippat med den aktuella arbetsuppgiften. Detta är ett processorienterat arbetssätt där olika rollbaserade funktionsuppsättningar bestäms. Trix-systemet innehåller från början en standardiserad indelning, som kommer att förfinas allteftersom systemet införs hos olika kunder.

Fler fönster med dokumentvisare

Dokumentvisaren kan nu frikopplas till ett eget fönster som kan placeras var som helst på bildskärmen. Detta gör det lämpligt att placera viewern på den större bildskärmen av två, för att enklare kunna granska en ritning. Det går även att öppna flera fönster, exempelvis för att titta på en tidigare version av ett dokument.

Uppdaterad dokumentvisare

Den inbyggda dokumentvisaren är en server- och html5-baserad funktion som vi kallar Trix DeepZoom. Den skickar renderade bilder till klienten, inte hela applikationsfilen, vilket leder till extremt snabbare hantering. Bilderna består av många smådelar som väldigt snabbt genererar hela bilden i nätbläddraren. Även om ritningen är stor och detaljrik är svarstiderna extremt snabba. Smådelarna skapas direkt då dokumentfilen registreras första gången, och varje gång en ny version skapas.

Följande versioner stöds fn:

• AutoCAD 2014/2015
• Microstation
• ISO 19005 PDF/a
• Deep Zoom (html5-standard)

Nytt söksystem via eget snabbsök-fönster

Sökning kan nu göras med bredare urval och fler möjligheter via särskilt sökfönster. Baseras på särskilda söktabeller, vilket ger oerhört snabbt svar. Kan söka på allt i Trix-databasen, med främsta fokus på data i söktabellerna, och kan även accessas från andra system.

Funktioner:

• Träfflistan visas i ett nytt fönster som kan placeras efter önskemål
• Träfflistan kan återanvändas under hela arbetspasset
• Varje kategori av information, exempelvis dokument, trädobjekt eller komponenter visas separat med egna ikoner
• Filtrera valfritt i träfflistan för att minska urvalet
• Kan spara dina söksträngar
• Kan söka med en kombination av uttryck samtidigt, och använd joker-tecken

Ny dokumentlista med flera förinställda snabbval

Dokumentlistan har gjorts om så att den kan hantera flera tusen dokument utan tidsfördröjning, vilket ger mer träffsäkra urval och möjlighet att söka i större omfattningar. Dessutom kan den konfigureras med flera fasta och färdiga vyer, som baseras på aktuellt dokumentstatus.

Kontroll-verktyg för indatakontroller

Funktioner för att kontrollera inkommande datamängder. Inläsning från excel- eller xml-filer till en inkorg. Därefter analyseras informationen och jämförs med vad som finns i Trix-databasen efter inställbara regler. Felaktig information behöver åtgärdas innan slutlig inläsning kan göras. Slutligen godkänns hela inläsningen.

Detta ger användaren kontroll över vad som eventuellt skiljer sig från befintlig information, och kan vidta lämpliga åtgärder innan det är godkänt. Med full kontroll.

Filarea för filutbyten mellan beställare och konsulter samt mellan konsulterna

Beställare, konsulter och entreprenörer måste kunna utväxla filer under projektets gång. Men oftast i det dagliga arbetet utan formell leverans till beställaren. Det är nu möjligt via en ny filarea, som per projekt, etapp eller annan lämplig indelning styr flödet av filleveranser. Varje filtransport genererar ett meddelande till en anslagstavla i projektet. Ur denna kan sedan formella leveransmeddelanden skapas.

Filarean eliminerar behovet av externa projektsajter, spara pengarna till annat.

Ny versions- och revisionshantering

Versioner kan finnas i fritt antal, men det kan bara finnas en senast godkänd revision. Mycket förbättrad hantering som helt följer standarden ISO 82 045 och därmed svensk standard.

Nytt arbetsflödessystem

Arbetsflödeshantering är att skapa stöd till arbetsprocesser som hanterar dokument och information. Alla arbetsflöden kan nu skapas och kopplas på vid aktuella tillfällen, och därmed styra alla händelser så länge arbetsflödet är aktuellt. Behov av åtgärder visas i användarens att göra-lista, påminnelser kan genereras som e-post till berörda etc. Det finns stora möjligheter till att definiera egna specialanpassade arbetsflöden och dessutom kan vi bidra med specifika programtillägg utan att det krävs uppdatering av hela Trix-systemet.

Vi arbetar med bestämda arbetsflöden enligt standarden IEC 82 045. Skapa färdiga flöden som passar både organisationen och det aktuella projektet. Resultatet blir bättre kontroll på utfall och ekonomi. Livscykelhantering för både dokument och information.

Att göra-lista

Håller reda på alla pågående och avslutade aktiviteter som berör aktuell användare, exempelvis kring arbetsflödet. Det går även att använda funktionen som en egen att göra-lista med manuellt upplagda aktiviteter.

Nya informationsflikar

I användargränsnittet finns ett flertal flikar med tillkommande metadata för dokumentet. Ny flik för utcheckade och utlånade dokument finns nu, och en ny flik för utrustningar och komponenter som kopplats till dokumentet.

Hantering av 3D-modeller och BIM

3D-modeller och BIM är optimala resultat från moderna projekteringsarbeten. Grafiska trådmodeller används för att studera samband i byggnader, och mycket mer information tas fram i projekteringen. Nu gäller det bara att ta hand om dem i förvaltningen, på ett optimalt sätt. Vi förser därför Trix-systemen med en BIM-viewer och en möjlighet att spara dessa modeller ihop med aktuella byggnader etc. Så att informationen kan återanvändas. Just denna funktionalitet kommer att anpassas fortlöpande eftersom BIM är en rörlig och ännu ej helt etablerad företeelse, så mer kommer.

BIM-viewer

Dokumentvisare för 3D-modeller och ifc-filer enligt ovanstående om BIM-modeller.

Ladda ned publiceringsfil

Funktioner för att ladda ned en pdf-kopia på dokumentet stödjer möjligheten att snabbt ta upp egna kopior för konsumtion. Spara ditt eget urval av filer för enkel visning på den egna datorn.

Dokumentvisare på surfplatta

Ritningar på arbetsplatsen är förstås helt nödvändigt. Men digitalt har det inte varit så enkelt. Nu är det möjligt tack vare surfplattan och den server-baserade funktionaliteten. Även för andra dokument som beskrivningar och intyg. Perfekt för drift och underhållsarbeten.

Plotta från konsultens CAD-station över internet, direkt in i Trix-arkivet

När konsulter och entreprenörer behöver redovisa sitt pågående arbete används ofta e-post för leveransen. Efter en tid är e-postsystemet fyllt med olika versioner, bättre att istället kunna plotta direkt till projektet eller förvaltningsarkivet i Trix-systemet. Vid leverans av förhandskopior och snabba granskningskopior, så sker en utskrift direkt från konsultens CAD-program. Den förses med lämpliga metadata och via en direktkopplad länk levereras utskriften, med sina metadata.

Ritningsidentifiering via QR-kod

QR-koder underlättar för en dator att läsa av information. Skapa QR-koder och placera dessa på dokumentet för att digitalt kunna läsa den senare. Aktiveras och läses via mobiltelefon eller surfplatta, exempelvis i fält, för att kontrollera identitet och status etc. Det är viktigt att ha en kvalitetskontroll som ser till att giltiga ritningar används på byggplatsen eller i anläggningen. Även för andra dokument som beskrivningar eller intyg.

Koppling till kartan

Koppla dokument och information till ett öppet kartsystem som Google Map och skapa möjlighet att hitta informationen i Trix-databasen via kartan. Länka mellan kartan och exempelvis en byggnad via byggnadens identitet. Hoppa från kartan direkt till byggnadens ritningslista. Eller åt andra hållet.

Integrera med Microsoft Sharepoint

Många kunder använder Microsoft Shaepoint som sin basplattform för informationsutbyten. Nu är det möjligt att låta Trix-systemet bli en Sharepoint-applikation, som öppnar för Sharepoint-användare som behöver tillgång till Trix-databasens innehåll. Ett exempel är för att öka tillgängligheten till de användare som normalt inte behöver ritningar, men som är vana att arbeta i olika Microsoft Sharepoint-applikationer.

Används dokumentmallar från bla Microsoft Office och AutoCAD

Starta arbetet med ett nytt dokument genom att hämta gemensamma mallar till Trix Organizer. Mallar som delas med andra system, exempelvis Microsoft Office.

Full behörighetshantering via Active Directory

Användare vill gärna få en smidigare tillgång till de olika programsystemen de använder. I Single Sign On-konceptet tillåts detta genom att inloggningen sker automatiskt och att underhållet av behörigheter centraliseras. Genom detta behöver användaren bara logga in en gång till domänen.

Säkerhet & sekretess mot intrång

Skyddet mot intrång i Trix-systemet har stärkts genom bredare krypteringsalgoritmer och stöd för komplexa lösenord.

Till detta kommer en möjlighet att sekretessbelägga valfria dokument, så att tillgången begränsas för olika användargrupper. Dokumenten förses med en av flera olika möjliga sekretessnivåer, vilket begränsar tillgången.

Koppling till Microsoft Office

Uppdaterad version av Trix OfficeLink med egenskapshantering mellan Trix och Office-fil, vilket ger möjlighet att läsa av egenskapsvärden i Office-filen, och använda dessa som metadata. Genom detta kan en normal Office-mall förses med de rätta värdena, och registreringen i Trix-systemet blir sedan en enkel procedur. Integration med Office 365 i molnet är en del av Trix OfficeLink.

Länka eller kopiera olika typer av information via flera klippbord

För att kopiera data eller skapa relationer mellan informationen i Trix-databasen finns flera olika klippbord. Vanligast är att kopiera information och sedan skapa en länk mellan olika dokument. Länka till andra objekt i Trix-databasen, exempelvis mellan dokument och dokument, eller till utrustningar, komponenter eller projekt.

Det går också att kopiera rödändringsobjekt mellan ritningar via klippbordet.

Avvikelsehantering i fält

Med stöd av mobila enheter som surfplattor kan man nu exempelvis skapa besiktningsutlåtanden. Genom att leta fram rätt ritning, vandra runt på plats, notera och rödändra digitalt på ritningen. Och sedan koppla sedan samman dessa noteringar till en rapport, som samlat beskriver vad som inte stämmer, exempelvis enligt en överenskommelse. Och spara rapporten i Trix-systemet som ett besiktningsutlåtande.

REST-api:er

Representational State Transfer (REST) är ett IT-arkitekturbegrepp som beskriver hur tjänster för maskin till maskin-kommunikation kan tillhandahållas. Begreppet härrör från en avhandling av Roy Fielding – en av författarna till HTTP-specifikationen – och har fått en snabb spridning inom systemutvecklingsområdet.

Med denna moderna teknik för kommunikation med andra system kan du enkelt dela information. Exempelvis hämta information om ett kontrakt eller en viss utrustning. Eller överför utrustningsidentiteter till underhålls- och förrådshantering. Kanske överföra debiteringsunderlag för utrymmen och hyreskontrakt.

Nya FM-funktioner

Hanteringen av fastighetsrelaterad information har byggts ut kraftigt. I princip kan allting göras, utom att debitera. Vi hanterar såväl kontrakt som felanmälan, naturligtvis olika typer av dokument. Här är några nyheter:

Komplett omfattning av egenskaper för fastighetsunderhåll, och nytt verktyg för anpassning av flera egenskaper efter behov. Valfriheten är stor.

Nya möjligheter för hantering av förekommande objekttyper som fastigheter, byggnadsverk, utrymmen, olika former av kontrakt och omfattningar.

Presentera grafiska utskrifter, baserad på ritningen försedd med aktuella objekttyper och egenskaper. Skapa rapporter från dessa presentationer och gör dessa till formella dokument, som lagras i Trix-databasen.

Koppling till ritningen för att visa objekttyper och egenskaper utbyggd, vilket ger möjlighet till full grafisk kontroll över placering, omfattning och redovisning.

Se ritningen på plattan vid mobil hantering, exempelvis rundvandring i lokalerna. Skapa rödändring och noteringar och lägg till en bild, och uppdatera detta till Trix-databasen för senare behandling. Eller skapa underlag för besiktningar vid rundvandringen. Och avsluta arbetet på kontoret genom att skapa en rapport med det aktuella underlaget. Skapa sedan besiktningsutlåtanden och lägg in underlagen som del i dokumentet. Enkelt och smidigt!

Lägenhetsskisser för publicering till uthyrningssystem

Funktionerna för att skapas och ändra skisser har reviderats och försetts med nya verktyg. Skapa skissen i Trix-systemet, inklusive miniatyrbild, skalstock och norrpil. Adressera bilderna via lägenhetsnummer eller motsvarande. Etablera systemen för samverkan, och nu läses skisserna till uthyrningssystemet vid varje access.

Inläsning och analys av excel-filer för inleverans av dokument och metadata

Information levereras ofta i excel-filer, som vanligen har helt olika utseende. Och tyvärr också dålig kvalitet på innehållet. Vi har därför ändrat hanteringen av inläsningen genom att först läsa in informationen genom att korsreferera kolumner, för att därefter analysera den innan den accepteras. Graden av automatik blir nu beroende av den noggrannhet och stringens som en beställare och leverantör tillhandahåller. Ju sämre kvalitet, ju mer extraarbete. Men under kontroll. Detta gäller även annan information som utrymmen eller utrustningar. Automatisk validering av metadata är en del av funktionaliteten.

Förbättrad hantering av klassningsfunktionerna

All information skall klassas på olika sätt, och oftast så är denna klassning specifik för en viss bransch. Dokumentklassning och typning är relativt standardiserat, i ingenjörssammanhang även teknikområde och tekniska utrustningskodning. Trix-systemet erbjuder stor valfrihet i vad som skall användas och nytt är möjligheten att bestämma klassningstyp per annan klassning, och per användargrupp eller typ av fysiskt objekt. Exempelvis behöver en ritning annorlunda klassningsalternativ än ett besiktningsprotokoll, eller en typ av användare behöver ytterligare klassningsalternativ. De nya funktionerna skapar större flexibilitet för användaren, förenklar inläsning och senare sökning.

Generell parameter styr giltighetstid

En generell parameter har knutits till nästan alla datatyper, nämligen giltighetstid. Detta för att understödja avveckling av gammal information. Ingenting försvinner men en funktion finns för att systemadministratören skall kunna vägleda olika ansvariga till slutligt beslut om informationen fortfarande är giltig. Funktionen är ett sätt att inte bara fylla på information, utan också ta bort.

Exportera metadata till xml eller CSV

Trix-systemet kan exportera dataposten med sina metadata och tillhörande filer, till en xml-struktur. Funktionen är till för avveckling av delar av informationen eller för migreringsarbeten.

Kalenderfunktion i metadata för fler objekttyper, exempelvis projekt eller arbetsorder

Ett flertal objekttyper har försetts med kalenderfunktion, alltså datum, av olika slag. Detta är en del av möjligheterna att kontrollera informationen över tid.

Integrering av e-post via Microsoft Outlook 2013

Trix-systemet integrerar e-post-, uppgift- och kalender-funktionen i Microsoft Outlook 2013 och senare. Bilagda filer i en e-post kan enkelt registreras i Trix-systemet.

App för mobilt underhåll av egenskapsinformation

Mobila enheter som surfplattor och mobiltelefoner kan förses med en app för inloggning och underhåll av egenskapsuppgifter. Exempel på detta är att informationen om ett utrymme eller en utrustning som är fel, direkt kan uppdateras i fält.

Appen finns både som online- och som offline-app. I det senare fallet måste informationen checkas ut innan den kan fungera offline. Detta för att skydda den mot ändring från flera samtidigt.

Lagergrupper i viewer

I Trix-viewern finns sedan tidigare möjligheten att skapa lagergrupper. Denna funktionalitet har förbättrats, bland annat för att kunna hålla ihop information i en gruppering, eller tråd. Exempel är noteringar som skall relateras till ett speciellt ärende.